Introduction
Cette déclaration présente les principaux principes de gouvernance adoptés par les administrateurs dans la direction de Bazoco et reflète les politiques et procédures appliquées pendant l’exercice clos le 31 décembre. Nous continuons à réexaminer et à améliorer nos politiques et procédures de gouvernance.
L’approche de Bazoco en matière de gouvernance
La gouvernance est le cadre de règles, systèmes, processus et relations permettant de conduire, diriger et contrôler les activités de l’entreprise. Le conseil doit veiller à la bonne gestion de Bazoco afin de protéger et renforcer les intérêts des actionnaires tout en respectant les obligations de l’entreprise envers toutes les parties prenantes. Il s’engage donc à appliquer des normes de gouvernance appropriées dans toute l’organisation.
Principe de gouvernance 1 : établir des bases solides de gestion et de supervision
Le rôle du conseil
Les statuts confient au conseil la gestion et le contrôle de l’activité et des affaires de l’entreprise. Pendant l’année, le conseil a examiné les fonctions qui lui sont réservées. Ses responsabilités comprennent notamment :
- Assurer la direction de l’entreprise ;
- Représenter les actionnaires et traduire efficacement les besoins et aspirations du marché en orientations futures ;
- Équilibrer les différentes visions du marché pour élaborer une stratégie d’avenir globale ;
- Assurer la responsabilité générale de l’organisation et une gestion financière saine et transparente des finances liées au marché ;
- Examiner et approuver les politiques, objectifs, cibles et budgets ;
- Suivre les performances et prévoir des mécanismes appropriés de traitement rapide des préoccupations ;
- Connaître les obligations légales des administrateurs et assurer des normes de gouvernance appropriées ;
- Mettre en pratique les valeurs de l’entreprise : orientation client, valeur pour les actionnaires, communication et coopération, respect du code de conduite et des contrôles internes, leadership et innovation, gestion factuelle, lieu de travail sûr et sain et travail d’équipe ;
- Le conseil délègue au directeur des opérations (COO) la gestion et l’administration quotidiennes.
Comités du conseil
Pour l’aider à exercer ses responsabilités, le conseil a créé plusieurs comités et groupes spécialisés, notamment :
- Comité d’audit et de gouvernance
- Comité financier
- Sous-comité de planification générale
- Comité des opérations
Tous ces organes disposent de chartes écrites et formulent des recommandations au conseil. Leurs procès-verbaux sont transmis à tous les administrateurs. Chaque président présente ses conclusions et recommandations au conseil lors de sa réunion suivante.
Principe de gouvernance 2 : structurer le conseil pour créer de la valeur
Compétences, taille et composition du conseil
Le conseil réunit des compétences, expériences et expertises variées adaptées à ses objectifs. Sa structure est définie par les statuts de Bazoco. Bien que ceux-ci autorisent des administrateurs exécutifs, le conseil estime qu’une composition exclusivement non exécutive offre la gouvernance la plus robuste. Le COO assiste à toutes les réunions du conseil et de ses comités.
Nomination et désignation de nouveaux administrateurs
Les administrateurs sont nommés pour trois ans. Le conseil remplit collectivement les fonctions d’un comité de nomination, notamment la succession, les nominations et les réélections. Il évalue l’éligibilité des candidatures et identifie les personnes possédant les compétences nécessaires pour devenir administrateurs indépendants. Chaque nouvel administrateur reçoit un dossier d’intégration contenant les informations utiles.
Accès aux documents et aux conseils
Tous les administrateurs reçoivent régulièrement des rapports financiers et opérationnels détaillés dans leurs dossiers de réunion. Ils disposent aussi d’un accès sans restriction aux documents de l’entreprise pendant les heures ouvrables et peuvent en faire des copies lorsque cela sert l’exercice de leurs fonctions. Toute demande de conseil professionnel indépendant est examinée au cas par cas par l’ensemble du conseil.
Principe de gouvernance 3 : promouvoir des décisions éthiques et responsables
Code de conduite
Le conseil reconnaît sa responsabilité de définir l’orientation et les normes éthiques de l’entreprise. Il a donc précisé les comportements éthiques et professionnels attendus des administrateurs et collaborateurs dans un code de conduite.
Principe de gouvernance 4 : vérifier indépendamment et préserver l’intégrité de l’information financière
Comité d’audit et de gouvernance d’entreprise
L’entreprise dispose d’un auditeur externe. Nos auditeurs actuels seront invités à répondre aux futurs appels d’offres de services d’audit.
Principe de gouvernance 5 : communiquer rapidement et de façon équilibrée sur les sujets importants
Le conseil souhaite informer les parties prenantes de la situation et des progrès de l’entreprise par la diffusion du rapport annuel.
Principe de gouvernance 6 : reconnaître et gérer les risques
Politiques de supervision et de gestion des risques
Le conseil reconnaît que la gestion des risques est une responsabilité centrale des administrateurs et dirigeants et un élément essentiel de bonne gouvernance. Le contrôle interne comprend les contrôles et rapprochements comptables, la séparation des tâches, les politiques et procédures documentées, le budget annuel et la protection physique des actifs. L’auditeur externe examine les contrôles internes. Le comité d’audit et de gouvernance a également étendu son mandat aux risques. Il aide le conseil à superviser le cadre de gestion des risques, notamment son périmètre et le maintien des procédures de contrôle interne.
Risques importants pour l’activité
Les risques importants correspondent à des incertitudes susceptibles d’affecter les objectifs de l’entreprise. Les assureurs de biens de Bazoco examinent régulièrement les risques des activités de marché. Le conseil reconnaît la diversité des risques auxquels sont confrontées les organisations modernes : stratégie, réputation, conformité, technologie, environnement, finances et opérations. Un examen étendu est envisagé pour fournir au conseil une évaluation actualisée des principaux risques de l’entreprise.