Einleitung
Diese Erklärung beschreibt die wesentlichen Grundsätze der Unternehmensführung, die von den Direktoren bei der Leitung von Bazoco angewandt werden, und spiegelt die Regeln und Verfahren wider, die im am 31. Dezember endenden Geschäftsjahr galten. Wir überprüfen und verbessern diese Regeln und Verfahren fortlaufend.
Der Ansatz von Bazoco zur Unternehmensführung
Unternehmensführung ist der Rahmen aus Regeln, Systemen, Prozessen und Beziehungen, durch den die Geschäftstätigkeit ausgeübt, geleitet und kontrolliert wird. Das Leitungsgremium ist für eine ordnungsgemäße Führung verantwortlich, die die Interessen der Anteilseigner schützt und stärkt und zugleich die Verpflichtungen gegenüber allen Interessengruppen erfüllt. Daher verpflichtet sich das Gremium zu angemessenen Standards der Unternehmensführung in der gesamten Organisation.
Führungsgrundsatz 1: Solide Grundlagen für Leitung und Aufsicht schaffen
Die Rolle des Leitungsgremiums
Die Unternehmenssatzung überträgt Leitung und Kontrolle der Geschäftstätigkeit und Unternehmensangelegenheiten dem Leitungsgremium. Im Berichtsjahr prüfte es die ihm vorbehaltenen Funktionen. Zu seinen Verantwortlichkeiten gehören zusammengefasst:
- Führung des Unternehmens;
- Vertretung der Anteilseigner und wirksame Umsetzung von Marktbedürfnissen und -erwartungen in die zukünftige Ausrichtung;
- Abwägung unterschiedlicher Marktsichtweisen zur Entwicklung einer übergreifenden Zukunftsstrategie;
- Gesamtverantwortung für die Organisation und Sicherstellung solider Finanzführung und Rechenschaft hinsichtlich der Marktfinanzen;
- Prüfung und Genehmigung von Richtlinien, Zielen, Zielwerten und Budgets;
- Überwachung der Geschäftsentwicklung und Sicherstellung geeigneter Verfahren zur zügigen Bearbeitung von Anliegen;
- Kenntnis der gesetzlichen Pflichten der Mitglieder und Sicherstellung angemessener Standards der Unternehmensführung;
- Vorleben der Unternehmenswerte: Kundenorientierung, Wert für Anteilseigner, Kommunikation und Zusammenarbeit, Einhaltung des Verhaltenskodex und interner Kontrollen, Förderung von Führung und Innovation, faktenbasierte Leitung, ein sicherer und gesunder Arbeitsplatz sowie Teamarbeit;
- Das Leitungsgremium überträgt die Verantwortung für die tägliche Unternehmensführung und Verwaltung dem COO.
Ausschüsse des Leitungsgremiums
Zur Unterstützung bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben hat das Leitungsgremium mehrere Ausschüsse und Sondergruppen eingerichtet, darunter:
- Prüfungs- und Governance-Ausschuss
- Finanzausschuss
- Unterausschuss für Gesamtplanung
- Betriebsausschuss
Alle diese Gremien besitzen schriftliche Geschäftsordnungen und geben Empfehlungen an das Leitungsgremium ab. Ausschussprotokolle werden allen Mitgliedern zugeleitet. Die Vorsitzenden berichten in der nächsten Gesamtsitzung über Ergebnisse und Empfehlungen.
Führungsgrundsatz 2: Das Leitungsgremium wertschöpfend zusammensetzen
Kompetenz, Größe und Zusammensetzung
Das Leitungsgremium verfügt über ein breites Spektrum relevanter Fähigkeiten, Erfahrungen und Fachkenntnisse. Seine Struktur richtet sich nach der Satzung von Bazoco. Obwohl die Satzung geschäftsführende Mitglieder zulässt, hält das Gremium eine ausschließlich nicht geschäftsführende Besetzung für den robustesten Governance-Ansatz. Der COO nimmt an allen Sitzungen des Gremiums und seiner Ausschüsse teil.
Nominierung und Bestellung neuer Mitglieder
Mitglieder werden für drei Jahre bestellt. Das gesamte Leitungsgremium übernimmt die Aufgaben eines Nominierungsausschusses, einschließlich Nachfolgeplanung, Bestellung und Wiederwahl. Es prüft die Eignung aller Kandidaten und identifiziert Personen mit relevanten Fähigkeiten und Fachkenntnissen zur Nominierung als unabhängige Mitglieder. Alle neuen Mitglieder erhalten ein Einführungspaket mit relevanten Informationen.
Zugang zu Unterlagen und Beratung
Alle Mitglieder erhalten regelmäßig detaillierte Finanz- und Betriebsberichte der Geschäftsleitung als Sitzungsunterlagen. Während der Geschäftszeiten haben sie uneingeschränkten Zugang zu Unternehmensunterlagen und dürfen Kopien anfertigen, soweit dies ihrer Aufgabenerfüllung dient. Anträge auf unabhängige fachliche Beratung werden vom gesamten Gremium im Einzelfall geprüft.
Führungsgrundsatz 3: Ethische und verantwortungsvolle Entscheidungen fördern
Verhaltenskodex
Das Leitungsgremium erkennt seine Verantwortung für die ethische Ausrichtung und die Standards des Unternehmens an. Mit einem Verhaltenskodex hat es die Anforderungen an ethisches und professionelles Verhalten von Mitgliedern und Mitarbeitern präzisiert.
Führungsgrundsatz 4: Die Integrität der Finanzberichterstattung unabhängig prüfen und schützen
Prüfungs- und Corporate-Governance-Ausschuss
Das Unternehmen hat einen externen Abschlussprüfer. Unsere derzeitigen Prüfer werden künftig zur Angebotsabgabe für Prüfungsleistungen eingeladen.
Führungsgrundsatz 5: Wesentliche Sachverhalte zeitnah und ausgewogen offenlegen
Das Leitungsgremium möchte die Interessengruppen durch den Geschäftsbericht über Lage und Entwicklung des Unternehmens informieren.
Führungsgrundsatz 6: Risiken erkennen und steuern
Regeln zur Risikoaufsicht und zum Risikomanagement
Das Leitungsgremium erkennt Risikomanagement als Kernaufgabe von Leitung und Geschäftsführung sowie als wesentlichen Bestandteil guter Governance an. Das interne Kontrollumfeld umfasst Buchhaltungskontrollen und Abstimmungen, Funktionstrennung, dokumentierte Regeln und Verfahren, jährliche Budgetierung sowie physischen Schutz des Unternehmensvermögens. Der externe Prüfer überprüft die internen Kontrollen. Zusätzlich wurde der Aufgabenbereich des Prüfungs- und Governance-Ausschusses um Risiken erweitert. Er unterstützt die Aufsicht über das Risikomanagement, einschließlich Festlegung des Umfangs und Pflege interner Kontrollverfahren.
Wesentliche Geschäftsrisiken
Wesentliche Geschäftsrisiken sind bedeutende Unsicherheiten mit möglichen Auswirkungen auf Unternehmensziele. Die Sachversicherer von Bazoco prüfen regelmäßig Risiken der Marktaktivitäten. Das Leitungsgremium erkennt an, dass moderne Organisationen strategischen, Reputations-, Compliance-, technologischen, ökologischen, finanziellen und operativen Risiken ausgesetzt sind. Für die Zukunft ist eine umfassende Risikoprüfung vorgesehen, die dem Gremium eine aktuelle Bewertung der wichtigsten Unternehmensrisiken liefert.